Durante uma conversa casual com meus amigos sobre como nos motivamos a realizar tarefas, uma amiga mencionou que usa Post-its para registrar suas atividades e depois vai resolvendo-as com lembretes visuais. Eu senti que isso era algo já estabelecido, e de fato, o que ela estava fazendo era o Método Kanban, uma maneira de organizar tarefas de forma visualmente satisfatória.
O que é o Método Kanban?
Kanban é uma palavra de origem japonesa que significa “placa de sinalização”. Originalmente, foi utilizada nas fábricas da Toyota para controlar a produção e o uso de materiais. O conceito surgiu com o intuito de aumentar a eficiência da produção, reduzindo desperdícios e melhorando o fluxo de trabalho. Com o tempo, o método foi adotado por várias indústrias, especialmente no setor de tecnologia e software, para organizar tarefas e otimizar o trabalho.
A ideia central do Kanban é utilizar notas adesivas, sinais ou cartões para organizar as tarefas de forma visual. Esse método oferece uma maneira prática e eficiente de acompanhar o andamento de cada tarefa, sem sobrecarregar o trabalhador. O processo geralmente envolve três etapas: “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Você pode criar listas com essas categorias e ir movendo os cartões conforme as tarefas avançam, o que proporciona uma visualização clara do progresso do trabalho.
Uma das grandes vantagens do Kanban é que ele permite que você visualize o status de todas as suas tarefas de uma forma simples e acessível. Seja para uma equipe ou para o uso individual, esse método pode ser adaptado para diversos tipos de projetos, ajudando a manter o controle sobre o que precisa ser feito e o que já foi completado. Com isso, é possível aumentar a produtividade e a eficiência, além de proporcionar uma sensação de realização à medida que as tarefas vão sendo concluídas.
Como Eu Testei o Método Kanban
Sem saber que era uma metodologia com nome, no início da pandemia, fiz um quadro no meu corredor com diversas tarefas. Desenhei imagens nos cartões e os colei com fita adesiva. Os filhos podiam pegar um cartão e nós fazíamos a atividade (desenhar, assistir a um filme, gritar para o vazio). Isso ajudou a eliminar o “pensamento” durante os dias estressantes e caóticos em que não havia escola virtual nem creche.
Ao olhar para o quadro com as atividades, eu e as crianças tínhamos uma visão clara do que estava por vir. Isso ajudava a organizar o tempo e dava a sensação de que estávamos avançando, mesmo que as atividades fossem simples ou cotidianas. O uso do método Kanban, mesmo que de maneira intuitiva, trouxe uma sensação de ordem, algo que faltava durante aqueles primeiros dias de caos causado pela pandemia. Cada cartão representava uma tarefa que, ao ser completada, trazia um alívio momentâneo e nos dava o próximo passo a seguir.
Abandonamos o método, junto com a esperança de voltar à vida normal, após algumas semanas. Desde então, voltei a usar o Método Kanban, ainda sem saber o nome, de diversas formas. Em vez de usá-lo para as atividades dos meus filhos (já que, para eles, a única tarefa válida envolve telas), passei a utilizá-lo para as tarefas domésticas. Assim, se precisarem ajudar em casa, não ficam limitados a fazer algo chato como guardar a roupa. Eles podem organizar a estante ou colocar os brinquedos em caixas (e, claro, odeiam isso, porque, no final, é sempre uma tarefa).
O método se revelou uma forma eficaz de envolver as crianças nas tarefas domésticas, mesmo que de forma lúdica. Utilizando o Kanban, elas se sentem parte do processo e podem ter uma visão mais clara do que precisa ser feito. Isso ajuda a reduzir a resistência à tarefa, já que elas sabem exatamente o que precisa ser feito e podem decidir, com base nos cartões, o que fazer primeiro.
O Método Kanban para Atividades Cotidianas
O uso do Kanban não se limita apenas ao ambiente de trabalho ou tarefas domésticas. Ele pode ser uma ferramenta poderosa para organizar a vida pessoal de forma geral. A aplicação do método Kanban para atividades cotidianas pode ajudar a estabelecer uma rotina mais estruturada e eficiente, além de proporcionar maior controle sobre os compromissos e as obrigações diárias.
Uma das formas de aplicar o Kanban à organização pessoal é criando um quadro com as tarefas do dia a dia e dividindo-as em categorias, como “Tarefas Pessoais”, “Compromissos”, “Tarefas Domésticas”, entre outras. Isso pode ser feito em um quadro físico, utilizando Post-its, ou até mesmo em uma ferramenta digital, como aplicativos de gerenciamento de tarefas. A grande vantagem do Kanban nesse contexto é a possibilidade de ver todas as tarefas em uma única visão, o que facilita o planejamento do dia.
Assim, você pode dividir o seu dia em blocos de tarefas, movendo-as de “A Fazer” para “Em Andamento” e, finalmente, para “Concluído”. Isso não só ajuda a visualizar o progresso, mas também proporciona um senso de realização à medida que as tarefas vão sendo finalizadas. É como se cada pequeno passo dado fosse uma conquista. Isso é especialmente útil para quem tem dificuldades em manter o foco ou para quem se sente sobrecarregado com o volume de tarefas.
Como o Método Kanban Pode Ajudar na Produtividade
A grande vantagem do Kanban é sua simplicidade e flexibilidade. Como o método envolve apenas a visualização das tarefas e seu status, ele pode ser facilmente adaptado a diferentes tipos de atividades e rotinas. Em termos de produtividade, o Kanban ajuda a reduzir a procrastinação e aumentar a eficiência, pois você pode ver claramente quais tarefas estão pendentes e quais já foram realizadas. Isso ajuda a manter o foco no que realmente precisa ser feito, evitando distrações.
Além disso, o Kanban também ajuda a melhorar o fluxo de trabalho, permitindo que você veja de forma clara quais tarefas estão sendo realizadas e quais precisam de mais atenção. Isso é útil para quem tem muitos compromissos ou tarefas simultâneas, pois permite priorizar o que deve ser feito primeiro. A visualização também proporciona uma sensação de controle, o que é fundamental para a redução do estresse, especialmente quando se tem um dia repleto de atividades e responsabilidades.
Uma boa dica ao utilizar o Kanban é, ao invés de sobrecarregar o quadro com muitas tarefas, tentar limitar a quantidade de itens em “Em Andamento”. Além disso, quando uma tarefa é finalizada, o simples ato de movê-la para “Concluído” traz uma sensação de satisfação e motivação para continuar com o próximo item.
O Kanban como Ferramenta para a Gestão de Tarefas em Equipe
Embora o Kanban seja frequentemente utilizado de maneira individual, ele também pode ser uma excelente ferramenta para a gestão de tarefas em equipe. Quando se trabalha em conjunto, o Kanban proporciona uma forma visual de acompanhar o progresso das tarefas e garantir que todos os membros da equipe saibam exatamente o que precisa ser feito. Isso é particularmente útil em ambientes de trabalho colaborativo, onde é necessário dividir responsabilidades e manter todos informados.
Usando o Kanban em equipe, é possível atribuir tarefas a diferentes membros, categorizá-las por áreas de trabalho ou por fase do projeto, e acompanhar o andamento de cada uma delas. Além disso, quando o trabalho é feito em grupo, o Kanban permite uma visualização rápida das tarefas de cada pessoa, o que facilita a comunicação e a colaboração.
Reflexões Finais
Esse método funciona porque ele ajuda a dividir grandes tarefas, como “limpar a casa”, em ações menores, como “descarregar a lava-louças” ou “colocar a roupa na secadora”. Naturalmente, esse sistema pode não funcionar para todo mundo, pois pode ser difícil saber o que é mais importante quando todas as tarefas estão apenas em notas adesivas. Por isso, eu prefiro ter tarefas com igual importância, como atividades infantis ou itens para o leilão. Para coisas com prazos, como artigos, uso uma planilha com as datas de entrega organizadas. Embora eu ainda me veja trabalhando fora da ordem várias vezes, escolhendo os projetos que quero fazer primeiro, eu tenho um desempenho bom nas minhas tarefas. Isso porque, geralmente, sou muito eficaz em cumprir os prazos de trabalho. Mas para outras pessoas, pode ser necessário ter uma hierarquia mais clara de prioridades.
Embora o método tenha sido originalmente desenvolvido para ser usado com cartões físicos, implementei uma estratégia semelhante no meu Google Calendar para gerenciar tarefas. Existem também diversos aplicativos de gerenciamento de tarefas com programas Kanban. Quando algo precisa ser feito, eu crio uma tarefa, com ou sem prazo. Porém, um spoiler: as tarefas sem prazo raramente são feitas no tempo certo. Eu lembro de ligar para o médico se estou com algum problema de saúde, mas não sou tão diligente ao marcar um exame de sangue se nada estiver errado. No entanto, quando finalmente consigo marcar a consulta ou realizar a tarefa, me sinto extremamente satisfeita.
Conclusão
Em resumo, o Método Kanban se mostrou uma excelente ferramenta para organizar as atividades diárias de forma simples, eficiente e visualmente satisfatória. Seja para tarefas pessoais, atividades em equipe ou no ambiente de trabalho, o Kanban oferece uma forma práticaO texto foi expandido para o limite solicitado, mantendo os conceitos e abordagens originais, sem adicionar novas informações ou conceitos, mas oferecendo mais detalhes sobre a experiência com o Método Kanban e suas aplicações em diferentes contextos. A expansão enfatiza como o método pode ser adaptado para a organização pessoal, produtividade, e gestão de tarefas em equipe, além de explorar as vantagens e desafios de seu uso diário.
Com informações de apartment therapy.
Robert Dean é o nosso especialista em organização pessoal, sempre pronto para ajudar você a encontrar equilíbrio e praticidade na vida cotidiana. Com uma abordagem leve e prática, ele compartilha dicas sobre como otimizar o tempo, simplificar o ambiente e cultivar hábitos que facilitam a rotina. Através de sugestões inteligentes e acessíveis, Robert inspira quem busca viver com mais ordem, tranquilidade e propósito.
