Diga adeus à procrastinação e ao multitasking
Seja você um profissional que trabalha das 9h às 17h, alguém que trabalha remotamente ou até mesmo uma pessoa que fica em casa cuidando dos filhos, todos nós precisamos de um método eficiente para gerenciar nosso dia. Afinal, a perfeição, a procrastinação e o mito de multitarefa são armadilhas reais que podem fazer até as pessoas mais produtivas ficarem estagnadas em um só lugar.
Então, como podemos controlar nossa agenda e realmente cumprir nossas tarefas? A resposta está no time blocking, também conhecido como divisão de tempo ou time chunking.
Em Resumo: O que é Time Blocking?
Às vezes, temos tantas coisas para fazer que acabamos nos sentindo desmotivados ou sobrecarregados e, no fim das contas, não fazemos nada. Embora a vida nos traga muitos desafios, é importante ter uma maneira eficiente de organizar todas as nossas responsabilidades. O time blocking pode ser a solução. Ao dividir nosso dia em blocos menores e mais gerenciáveis, conseguimos ser mais eficientes, produtivos e menos estressados.
Por Que o Time Blocking Realmente Nos Ajuda a Fazer as Coisas
Tomar controle do seu tempo, dividindo-o em blocos ou períodos específicos para uma tarefa específica, pode aumentar significativamente sua produtividade. A forma mais simples e eficaz de fazer isso é por meio do time blocking.
Às vezes, essa técnica também é chamada de “monotarefa” ou “divisão de tempo”, pois consiste em reservar períodos do dia para realizar uma tarefa específica, com total foco. Por exemplo, ao invés de ficar verificando o celular toda vez que chega um e-mail ou uma notificação de rede social, você reserva horários específicos ao longo do dia para retornar ligações, responder e-mails e checar suas redes sociais.
Basicamente, você está criando blocos de tempo dedicados a tarefas ou projetos importantes. Ao final do dia, sua agenda estará organizada em períodos dedicados a uma única atividade, o que proporciona um maior controle sobre seu dia e ajuda a priorizar o que é mais importante.
O time blocking não só torna sua lista de afazeres mais gerenciável, mas também ajuda a melhorar o foco e reduzir a procrastinação. Ao seguir essa técnica, você provavelmente terá a sensação de que realmente cumpriu o que se propôs a fazer.
Apenas 2,5% das Pessoas Conseguem Multitarefas de Forma Eficiente – A Maioria Apenas Acredita que Consegue
Muitas pessoas acreditam que conseguem realizar várias tarefas ao mesmo tempo e ainda fazem tudo bem. Mas pesquisas mostram que apenas cerca de 2,5% da população realmente consegue realizar multitarefas de maneira eficaz. A maior parte das pessoas só acredita que está multitarefando de forma eficiente.
Na verdade, tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo – como, por exemplo, mandar mensagens enquanto dirige ou escrever um e-mail importante enquanto atende uma ligação – compromete a capacidade de realizar bem ambas as tarefas.
Um estudo de 2013, realizado pela Universidade de Utah, descobriu que pessoas que tentam realizar várias tarefas ao mesmo tempo se distraem com mais facilidade, são menos produtivas, cometem mais erros e têm um desempenho pior em testes de memória. Além disso, a troca rápida entre dois projetos também pode impactar os resultados. Conseguimos fazer as coisas de forma muito mais eficaz quando nos concentramos em uma única tarefa de cada vez.
Os neurocientistas alertam que tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo, ou dividir nossa atenção, está impactando nossa habilidade de realizar até mesmo tarefas simples.
O que isso significa é que quanto mais tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo, menos conseguimos realizar. O motivo é simples: estamos perdendo nossa capacidade de focar, o que faz com que os projetos levem mais tempo do que deveriam.
Como Usar o Time Blocking (Com Exemplo de Agenda)
Não só o time blocking ajuda a diminuir os erros mentais, mas também pode liberar sua criatividade, já que ao focar toda a sua atenção em uma única tarefa durante o período de tempo dedicado a ela, você consegue aproveitar muito mais sua capacidade produtiva.
Aqui está um guia de como você pode começar a incorporar o time blocking em sua rotina.
1. Desenvolva sua lista – Não Deixe Nada de Fora
No início faça uma lista de todas as atividades/ tarefas que precisam ser feitas durante a semana. Inclua todos os seus projetos de trabalho, compromissos familiares e até mesmo suas metas de exercícios. A meta é incluir todas as atividades/ tarefas, desde as ligações telefônicas que você precisa fazer, atividades corriqueiras, até as tarefas mais importantes que precisa preparar.
Coloque as marcações ao lado das atividades/ tarefas que realmente precisam ser feitas, como demandas de trabalho, reuniões com prospects ou exames médicos. Geralmente, essa tarefa pode ser feita na sexta-feira depois do expediente ou no domingo à noite, antes de começar a semana de trabalho.
2. Determine Suas Prioridades
Após criar a lista, passe por ela e destaque os projetos que são suas prioridades para a semana. Tente limitar a lista a duas ou três tarefas por dia. O objetivo é que você dê aos seus projetos mais importantes os melhores horários no seu cronograma de time blocking. Você também deve planejar um tempo diário para responder e-mails, retornar chamadas telefônicas e conferir redes sociais.
3. Crie um Roteiro Diário
O próximo passo é pensar em quanto tempo você tem disponível durante o dia e quanto tempo deseja dedicar a cada tarefa. Comece criando blocos de tempo para as coisas que você faz todos os dias, como suas rotinas matinais e noturnas, exercícios, o trajeto até o trabalho, refeições e preparação das refeições, e ajuda com a lição de casa, entre outras.
Exemplo de Agenda de Time Blocking
Aqui está um exemplo de como pode ser um dia típico de trabalho para alguém que trabalha remotamente:
- 6:00 a 7:30 – Ritual matinal/Exercícios
- 7:30 a 8:00 – Levar as crianças à escola
- 8:00 a 8:30 – Responder e-mails/Verificar redes sociais
- 8:30 a 10:30 – Projeto prioritário (insira um de seus projetos prioritários)
- 10:30 a 11:00 – Intervalo/Retornar chamadas telefônicas
- 11:00 a 12:30 – Projeto prioritário (insira um de seus projetos prioritários)
- 12:30 a 13:00 – Intervalo para o almoço
- 13:00 a 13:30 – Responder e-mails/Verificar redes sociais
- 13:30 a 15:30 – Projeto prioritário (insira um de seus projetos prioritários)
- 15:30 a 16:30 – As crianças voltam da escola/Falar sobre o dia
- 16:30 a 18:00 – Preparar/jantar/lavar a louça
- 18:00 a 19:00 – Projeto prioritário (insira um de seus projetos prioritários)
- 19:00 a 21:00 – Tempo livre/Ajudar com a lição de casa
- 21:00 a 21:30 – Responder e-mails/Verificar redes sociais
- 21:30 a 22:00 – Ritual noturno
Claro que esse é um modelo simples, e cada pessoa pode ter uma agenda diferente, dependendo de suas responsabilidades. O importante é que, ao usar o time blocking, você consegue dividir o seu dia de forma estratégica, com blocos de tempo para as tarefas mais importantes.
4. Você Pode Precisar de um Novo Roteiro a Cada Semana
Algumas pessoas precisarão desenvolver novos roteiros todas as semanas, enquanto outras têm uma rotina de trabalho tão estruturada que podem usar o mesmo roteiro por várias semanas seguidas. Faça o que funcionar para você. Você está no controle da sua agenda e pode adaptá-la de acordo com suas necessidades e prioridades.
5. Bloqueie o Seu Dia Inteiro
Idealmente, uma vez que seu roteiro esteja completo, você poderá bloquear cada dia da semana. Comece pelas suas principais prioridades e construa a partir daí. Por exemplo, se sua prioridade para a semana é escrever um relatório extenso até sexta-feira, pense no tempo que levará para completá-lo.
Se você acha que levará quatro horas para terminar o relatório, pode agendar duas horas na segunda-feira e duas horas na terça-feira para trabalhar nele. Em seguida, na quarta-feira, planeje mais uma hora para revisar e finalizar o documento.
Ao planejar os blocos de tempo no início da semana para concluir o relatório, você não só evita a procrastinação, como também dedica tempo suficiente para focar na tarefa.
6. Proteja o Seu Tempo (time Blocking)
Após completar seu cronograma, é fundamental que você proteja o seu tempo o máximo possível. Claro, imprevistos podem acontecer, e você precisará ser flexível. No entanto, resista à tentação de abrir mão do tempo dedicado ao seu projeto prioritário para fazer algo que poderia ser feito mais tarde.
Comunique-se com seus colegas de trabalho ou familiares sobre quando você estará indisponível e trate esses blocos de tempo como se estivesse em uma reunião com um cliente importante. Ninguém pensaria em interrompê-lo durante uma reunião; da mesma forma, o objetivo é não ser interrompido durante os blocos de tempo dedicados aos seus projetos prioritários.
Ao seguir essas etapas simples do time blocking, você estará mais preparado para usar o time blocking e, ao mesmo tempo, reduzir sua procrastinação, aumentar sua produtividade e reduzir seu estresse. Teste essa técnica por algumas semanas e veja como ela pode transformar seu dia.
Com informações de Very Well Mind.
Robert Dean é o nosso especialista em organização pessoal, sempre pronto para ajudar você a encontrar equilíbrio e praticidade na vida cotidiana. Com uma abordagem leve e prática, ele compartilha dicas sobre como otimizar o tempo, simplificar o ambiente e cultivar hábitos que facilitam a rotina. Através de sugestões inteligentes e acessíveis, Robert inspira quem busca viver com mais ordem, tranquilidade e propósito.
